Tidsstyringsmatrisen: Utnytt tiden din best

'Planer er ingenting; planlegging er alt. ' - President Dwight D. Eisenhower

Kilde: rawpixel.com

Du får 24 timer hver dag, og ekspertene forteller deg at du bør bruke 8 av dem på å sove. Det gjenstår 16 hele timer for å få gjort alt som må gjøres. Så hvorfor ser det alltid ut som det ALDRI er nok timer på en dag? Svaret på det dilemmaet ligger i hvordan du klarer tiden din. En velprøvd, men likevel enkel strategi du kan bruke, er tidsstyringsmatrisen. Den er designet for å hjelpe deg med å prioritere ansvaret ditt, slik at du kan komme igjennom dem alle med så lite stress som mulig.

1010 tvillingflamme betydning

Tidsstyringsmatrisen er imidlertid ikke en magisk knapp. Det gir ikke flere timer til dagen din, eller gir deg overmenneskelig fart til å fullføre jobbene dine med tid til overs. Det vil heller ikke sette alle andre i en transe mens du tar deg tid til å jobbe med oppgavene dine uten distraksjoner - det er ikke den slags matrise! Det som er bra med det er at det kan fungere for alle, men det er visse holdninger og ferdigheter du må utvikle for å sikre at det fungerer for deg.

Vi begynner med å forklare hvordan selve matrisen og forbindelsen til den 34. presidenten i USA. Vi følger opp ved å markere fordelene med matrisen og gi deg noen nyttige tips om hvordan du kan utnytte matrisen best for å få oppgavelisten din gjort!

Hva er tidsstyringsmatrisen?

Kilde: Pixabay.com

Tidsstyringsmatrisen blir ofte referert til som 'Eisenhower Matrix', 'Eisenhower Box' eller 'Eisenhower Decision Matrix.' Det er fordi president Dwight 'Ike' Eisenhower (1890 - 1969) er kreditert for å ha skapt den og sies å ha brukt den under sitt presidentperiode. Et annet navn som ofte er assosiert med popularisering av matrisen, er Stephen Covey (1932-2012). Han var en lærer, forfatter og forretningsmann som inspirerte andre med sine ideer om effektivitet og lederskap. Covey diskuterer nytten av Eisenhower Matrix i sin bok 'The 7 Habits of Highly Effective People.'

Eisenhower-matrisen er en firkant delt inn i fire kvadranter eller mindre firkanter (to øverst og to nederst). Den bruker fire etiketter: Viktig, ikke viktig, haster og ikke haster. De overlappende etikettene for hvert kvadrant resulterer i følgende ordning.

• Quadrant One (øverst til venstre) - Viktig og haster
• Kvadrant to (øverst til høyre) - Viktig, men ikke haster
• Kvadrant tre (nederst til venstre) - Haster men ikke viktig
• Kvadrant fire (nederst til høyre) - Ikke haster og ikke viktig

Vi forveksler ofte hva som menes med 'viktig' og 'presserende', og tenker at de er de samme. Tidsstyringsmatrisen gjør imidlertid forståelsen av forskjellen mellom dem en nødvendighet. Disse to ordene er ansvarlige for å ta matrisen utover å være et enkelt tidsstyringsskjema der du bare lister opp aktivitetene du ønsker å dekke i en bestemt periode.

hva betyr 411 for tvillingflammer

Viktig: Disse elementene er avgjørende for at du skal nå et satt mål. Du ser på dem som veldig viktige, enten personlig eller for noen du bryr deg om.

Som haster:Disse elementene må gjøres med en gang, vanligvis fordi forsinkelse av dem vil få øyeblikkelige konsekvenser for andre ting eller områder i livet ditt.

Du fullfører matrisen ved å legge til hver av oppgavene dine i en kvadrant basert på etikettkombinasjonen som BEST passer den. Du kan umiddelbart se hvordan tidsstyringsmatrisen tvinger deg til å ta status, ikke bare av alle tingene du må gjøre, men også hvordan du ser på dem, når det gjelder relevans og etterspørsel etter din tid.

Quadrant One: Viktig og haster

Dette segmentet av Eisenhower Matrix har oppgavene du har prioritert høyest. Disse jobbene er de som ikke kan settes ut senere og må ivaretas med en gang. Artikler her kan inneholde en frist for en klient eller sjefen din som nærmer seg raskt. Andre kan være:

• En medisinsk nødsituasjon
• En familiekrise
• Siste øyeblikk forberedelser til et arrangement

Dette ansvaret har en tendens til å være de du ikke kan delegere til noen andre, og du må ta vare på deg selv. Selv om du kan delegere dem, må du overvåke detaljene for fullføringen personlig.

I en ideell verden, der du hele tiden er oppdatert med oppgavene dine, og det aldri er noen nødsituasjoner, ville Quadrant One være tom! Vi vet imidlertid alle at det aldri er tilfelle. Så praktisk talt bør Quadrant One-ting ikke være mer enn en håndfull. Å holde Quadrant One på et minimum gjøres ved å jobbe jevnt og trutt med tingene i Quadrant Two. Når du gjør det, vil det være mindre stressende for deg hvis du må justere matrisen og bytte ting fordi det dukker opp noe som går foran alt annet.

Kilde: rawpixel.com

Også for mange varer i det første segmentet av tidsstyringsmatrisen din kan være en indikasjon på at du har for mye på tallerkenen din, eller at du har bitt mer enn du kan tygge. Ta deg tid til å gjennomgå hver av Quadrant One-oppføringene dine objektivt. Det er mulig at noen av dem skal være i enten kvadrant to eller kvadrant tre - ikke helt så viktig eller presserende som du opprinnelig trodde.

Hvis Quadrant One alltid er overfylt, kan det hende du må slippe noe av ansvaret ditt for å sikre at helse og sunn fornuft ikke erodert av fjellet med presserende og viktige ting du må gjøre.

Kvadrant to: Viktig, men ikke haster

Her vil du plassere elementene som er viktige på mellomlang og lang sikt - ting du kanskje velger å takle litt om gangen. Quadrant Two viser seg å være veldig nyttig når det gjelder strategisering eller planlegging for fremtiden. Disse jobbene fortjener en god del av oppmerksomheten din (det er tross alt hvorfor du merker dem som viktige!) Deres fullføring er imidlertid ikke et spørsmål om veldig presserende. Til slutt sikter du til at hoveddelen av oppgavene dine faller i kvadrant to.

Dette segmentet av din tidsstyringsmatrise kan være reservert for aktiviteter som bidrar til din generelle velvære - din fysiske, mentale og emosjonelle helse. Ting som trening, planlegge ferietid eller tilbringe kvalitetstid med familie og venner. Andre mulige kvadrant to elementer inkluderer:

• Opplæringskurs
• Profesjonell utvikling
• Forbereder for et arrangement
• Hold deg oppdatert på nyhetene
• Tid brukt på planlegging

Hvor det er mulig, er delegering av ansvar og bruk av teamarbeid to veldig gode måter å takle kvadrant to ting på. Så gjør det også et poeng å bruke tid på kvadrant to-aktivitetene dine, selv om de ikke er av største hastighet. Hvis du blir vant til å utsette dem, er det den veldig reelle risikoen for at disse artiklene overføres til Quadrant One og stresser deg.

Et raskt eksempel er alltid å forsinke faglig utvikling til du plutselig innser at jobben din nå er på banen fordi du ikke klarte å oppgradere kvalifikasjonene dine og holde deg oppdatert med utviklingen innen ditt kompetanseområde. Krasjkurs, hurtigreparasjoner og å måtte overbevise sjefen din om at du faktisk ser på profesjonell utvikling som viktig og vil streve for forbedring, vil bare bunke på stresset.

Kvadrant tre: Haster men ikke viktig

Elementer i kvadrant tre blir vanligvis sett på som forstyrrelser eller forstyrrelser som kommer i veien for at du fullfører jobbene i kvadranter ett og to. De dukker opp med en følelse av haster, som telefonen din ringer, men de er ikke nødvendigvis viktige. Kvadrant Tre oppføringer inkluderer:

911 betyr engelnummer

Kilde: rawpixel.com

• Noen møter
• Noen telefonsamtaler
• Noen e-poster

Å fylle ut kvadrant tre har en tendens til å være vanskelig og koker ned til din forståelse av hva som er viktig versus det som haster.

Et godt eksempel på hva som går her er det tredje 3-timers avdelingsmøtet for måneden der du kjenner de samme sakene som før, vil bli omvasket. Når det er over, vil alle gå tilbake til virksomheten som vanlig. Du ser ikke møtet som viktig, men sjefen din gjør det sikkert, og det er derfor et hastespørsmål å være der - du kan ikke utsette det.

Når det gjelder elementene i kvadrant tre, gå med å delegere så mye av dem du kan. Det kan hende du fortsatt må sjekke fremdriften til alle elementene du har delegert, for å sikre at det gjøres effektivt og effektivt. Ellers kan det falle tilbake til deg med enda større haster enn det opprinnelig ba om.

Videre trenger ikke ansvaret du delegerer å være til en faktisk person. For eksempel kan du stole på at talepost tar noen av telefonsamtalene dine mens du tar deg av de viktige problemene med Quadrant One og Two. Senere, når du ikke er så opptatt, kan du gå gjennom meldingene for å finne ut hva de handlet om og håndtere hver etter behov, kanskje ved å returnere samtalen.

Kvadrant fire: ikke haster og ikke viktig

3 13 betydning

Hvis du flittig fyller ut de tre første kvadrantene i Eisenhower Matrix, kan du bli positivt overrasket over antall ting du ender med å ryke ned til Quadrant Four! Disse artiklene er generelt dårlige, uproduktive vaner som verken er viktige eller haster. De pleier å rote dagen og ikke gjøre noe mer enn å komme i veien for at du utfører oppgaver som enten er viktige, presserende eller begge deler.

Ting som å sjekke inn på sosiale mediekontoer hele tiden og:

• Ser på TV i timevis
• Uansett surfe på nettet
• Telefonsamtaler som sentrerer rundt sladder

Disse tidssvindene kommer ofte i dekke for å ha det presserende - for eksempel et varsel på telefonen din, men de er aldri viktige. Å plassere dem i kvadrant Fire av tidsstyringsmatrisen din er det første trinnet i å kvitte deg med dem. Tiden din kan brukes mye bedre på ting i de andre tre kvadrantene - ting du har ansett å ha en viss betydning eller haster.

Selvfølgelig er det alltid viktig å finne tid til å slappe av og koble av, og til tider kan det haster. Rutinemessig å forfølge trivielle og uproduktive sysler er imidlertid den typen ting du bør prøve å eliminere fra dine daglige aktiviteter.

Bruke Time Management Matrix effektivt

Gjør det regelmessig

Det er ingen streng regel om hvor ofte du skal skrive en tidsstyringsmatrise. Det vil avhenge av omstendighetene dine, arbeidsmengden og arten av oppgavene du må fullføre. Noen mennesker synes det er praktisk for dem å vurdere og oppdatere matrisen på en ukentlig basis. Andre foretrekker å jobbe med det daglig, slette og legge til oppgaver etter behov. Uansett hvilket intervall du velger, kan du prøve å sette av en bestemt tid til å jobbe med matrisen, da dette vil bidra til å sikre at den blir ferdig.

Kilde: Pixabay.com

Skriv det ned

Når det gjelder planlegging, er det alltid en god vane å skrive ting ned, enten med penn og papir eller på PC, nettbrett eller telefon. Selve skrivingen, kombinert med den visuelle matrisen du lager, hjelper begge til å utvikle tankeprosessene mens du sorterer gjennom oppgavene. Det er en god ide å holde tidsstyringsmatrisen et sted der du ofte vil se den - startskjermen på datamaskinen eller en strategisk plassert papirark, fungerer bra.

Tidsstyringsmatrisen er ment å gjøre mer enn å hjelpe deg med å fullføre oppgavene dine. Det er også en måte for deg å gå tilbake og sette litt perspektiv på måten du ser på alle tingene du ønsker å få gjort. Å skrive ned matrisen fysisk hjelper deg med å gjøre det.

Legg til detaljer

Tenk på detaljene du legger til matrisen din som det første trinnet i å takle hver av oppgavene dine - en slags angrepsplan. Når du plasserer hver oppgave i Eisenhower Matrix, kan du avklare uttalelsene dine, legge til notater, dele opp en stor jobb i mindre, og deretter legge til separate prestasjonstider for dem.

nummer 66 betydning

Vær fleksibel

Din tidsstyringsmatrise er ikke støpt i stein. Uventede hendelser som kanskje er viktige eller haster, kan dukke opp når som helst og kaste dine nøye planlagte planer. Du kan oppdage at ting skifter plass, og hopper fra en kvadrant til den neste.

For eksempel kan du ha plassert en jobb med en fjern frist i kvadrant to (viktig men ikke haster). Hvis omstendighetene fører til at du ikke kan delta på det i det hele tatt eller så mye som du hadde ønsket, kan du oppdage at fristen plutselig kommer over hodet på deg, med ganske mye av jobben fortsatt ufullstendig. Det betyr at du må støte på den aktuelle jobben til Quadrant One (Viktig og haster) for å sikre at fristen overholdes.

6 fordeler ved å bruke tidsstyringsmatrisen

1. Du lærer å prioritere: Evnen til å gjenkjenne de tingene som er viktige og skille dem fra de ubetydelige distraksjonene rundt deg er en uvurderlig ferdighet. Når du jobber med tidsstyringsmatrisen, vil du oppdage at prioritering blir mer intuitiv. Det vil si at du raskt kan vurdere oppgavene som er tilgjengelige med hensyn til deres relevans og haster, og deretter skreddersy tilnærmingen din slik at den passer dem.
2. Du blir mer organisert:Eisenhower Matrix legger til orden i hvordan du takler ansvaret ditt. Så i stedet for å jobbe tilfeldig, vet du hvilke jobber som skal gjøres først og hvilke du kan spre over en periode.
3. Du lærer å gi slipp:Det er ikke bare distraksjonene du lærer å gi slipp på når du stoler på tidsstyringsmatrisen din for å veilede deg i å utføre oppgavene dine. Du lærer også å innse når du ikke kan påta deg flere ansvarsoppgaver, og når det er på tide å overføre noen av oppgavene dine til andre.
4. Du lærer selvdisiplin:Selvdisiplin er bevisst å ta kontroll over din oppførsel. Det innebærer å være mer fokusert på positive handlinger når du gir opp negative. Denne egenskapen vokser naturlig ut av de tre første fordelene med matrisen: å prioritere, organisere og unngå distraksjoner.
5. Du oppnår mer:Ved å være mer organisert og unngå tidssvinnende aktiviteter bruker du mer av tiden din på det som betyr noe, og jobber deg gjennom oppgavelisten i en mye raskere hastighet. De 16 timene på dagen din virker plutselig ikke så korte!
6. Du er mindre stresset:Ofte kommer mye av stresset vi opplever fra å ha for mye å gjøre samtidig og føle at vi ikke kan bruke nok tid til hver aktivitet. Med tidsstyringsmatrisen begynner du å holde deg oppdatert på oppgavene dine og møte tidsfrister, og dermed eliminere mye stress.

Kilde: rawpixel.com

Noen personer kan flittig implementere et regneark for tidsstyring, som matrisen, helt alene. For andre er imidlertid litt råd og veiledning fra en utdannet profesjonell den perfekte katalysatoren for å få dem i gang. Har du problemer med kronisk utsettelse, å være vedvarende dårlig organisert eller kontinuerlig distrahert av tingene 'Ikke viktig og ikke haster' i livet? Jo tidligere du når ut for å få hjelp, jo raskere kan du begynne å se forskjellen tidsstyringsmatrisen kan gjøre for deg.

Del Med Vennene Dine: